MIND2FIND

MIND2FIND^® ARCHIV UND DOKUMENTENMANAGEMENT

Unternehmen

Die Bröker & Laskowski GmbH ist ein IT-Services Unternehmen, das mit MIND2FIND^® ein etabliertes Archiv und Dokumentenmanagement-System (DMS), insbesondere für den Mittelstand, entwickelt und vertreibt. Viele Kunden schenken dem Unternehmen und der Software bereits seit über 15 Jahren ihr Vertrauen.

Herausforderung

Die elektronische Verarbeitung von Dokumenten und die Langzeitarchivierung von digital vorliegenden Informationen ist ein sehr breites Spektrum. Dabei werden nicht nur hohe Sicherheitsanforderungen an die Infrastruktur und das Rechenzentrum gestellt, das Anwendungssystem muss auch eine intelligente Benutzeroberfläche, einfache Verarbeitbarkeit und eine breite Anknüpfung an bestehende Systeme bieten.

Das Bändigen der täglichen E-Mail Flut, das Finden und Extrahieren von relevanten Informationen in Dokumenten sowie die automatische Verarbeitung anhand vordefinierter Prozesse, sollten in einem Archiv und Dokumentenmanagement implementiert sein. Hierbei ist die breite Abdeckung der Prozesse in den Lieferketten, vom Lieferanten bis zum Kunden, durchgängig zu lösen. Zugleich steigen Anforderungen an die Aufbewahrung, z.B. von steuer- und geschäftsrelevanten E-Mails, zur Volltextsuche in Dokumenten oder generell zum papierlosen Verarbeiten in Unternehmen.

Anwendung

Mit MIND2FIND^® hat das Unternehmen Bröker & Laskowski GmbH eine jahrzehntelange Erfahrung und damit eine immer weiter verbesserte Lösung am Markt, die in den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensgrößen, zentral und dezentral, erfolgreich eingesetzt wird. Dabei werden von wenigen Dokumenten am Tag bis hin zu 30.000 Dokumente und mehr im Monat die unterschiedlichsten Mengen verarbeitet. Vielfach werden mehr als 1 Million Dokumente je Kunde von MIND2FIND® verwaltet.

Entwickelt wird das System in der aktuellen Delphi Version 11, basierend auf dem VCL Framework.

Die wesentlichen Anwendungsbereiche in MIND2FIND^® sind hierbei:

E-Mail Management

Eine E-Mail wird als gleichwertiges Dokument angesehen wie im Papierformat und kann vollständig automatisiert bearbeitet werden. E-Mail Server/Konten werden direkt eingebunden und das System erkennt dabei auch zusammenhängende E-Mails. Es können Filterregeln erstellt werden und somit je nach Anwendungsfall nach Kategorien sortiert und in die Abteilungen verteilt werden.

Belegerkennung

Die Kernkompetenz liegt bei der automatisierten Belegerkennung, dabei können Bereiche in den Dokumenten festgelegt und ausgewertet werden, um anhand der Inhalte automatisierte Vorgänge auszulösen. Dies können z. B. Artikeldaten, Bestellungen, Rechnungen, Bankinformationen, Personaldaten oder Ähnliches sein. Die Erkennung erfolgt mittels Bildbearbeitung, daraus folgt die Verarbeitung und Auswertung mittels regulärer Ausdrücke und die Dokumente werden entsprechen weitergeleitet in Finanzbuchhaltung, Logistik, Personalabteilung, etc.

Klassisches Dokumentenmanagement

Die Ablage und Archivierung sämtlicher Dokumente erfolgt in der Struktur eines Dateisystems. Natürlich werden die Dokumente verschlüsselt gespeichert und bieten eine Versionierung, können nach Sprachen unterteilt werden und über alles ist eine Volltextsuche möglich.

Einbindung in bestehende Prozesse und IT Landschaften

MIND2FIND^® folgt bei der Definition und Bearbeitung von Prozessen dem Motto „weniger ist mehr“. Die Abläufe im Unternehmen werden im System abgebildet und können jederzeit angepasst oder bei Bedarf auch AdHoc überschrieben werden. Als Beispiel sei hier die Integration in die E-Mail Anwendung genannt, die in einem virtuellen IMAP Postfach die DMS-Ordnerstruktur abbildet und per Drag&Drop unmittelbar genutzt werden kann.

MIND2FIND^® - Automatische Belegerkennung

MIND2FIND^® - Recherche Modul Kategorienansicht

Datenspeicher

Die Entwickler von MIND2FIND^® nutzen eine relationale Datenbank als Basis für das DMS. Hierbei wurde viel Funktionalität in Stored Procedures, User Defined Functions und in Trigger ausgelagert. Der Zugriff auf die Datenbank erfolgt über eine eigens in Delphi entwickelte SQL-Abstraktionsebene sowie einen eigenen Verbindungsmanger, der einen Pool an Datenbankverbindungen vorhält und verteilt.

Architektur

MIND2FIND^® ist in zwei Module aufgeteilt, das Recherchemodul nutzt der Endanwender zum Suchen und Bearbeiten, darin befindet sich auch der Posteingang. Daneben gibt es noch das Administrationsmodul, in dem die Kunden alles für die eigenen Abläufe definieren und konfigurieren können. Derzeit ist der Aufbau noch als klassische Client/Server Architektur realisiert, man hat jedoch bereits Überlegungen, zusätzlich eine REST- oder Websocket Architektur anzubieten um Teile der Anwendung Web-fähig zu machen.

Update Module

Als wichtige Besonderheit ist die selbst entwickelte Update Funktionalität zu erwähnen. Neue Versionen kann der Kunde serverseitig laden und auf den Client-Rechnern ohne Eingriff vor Ort updaten, selbst wenn die Benutzer auf dem Client-Rechnern nur eingeschränkte Zugriffs-Berechtigungen haben. Gleiches gilt für eine Aktualisierung in Terminal Server-Umgebungen.

Diese Lösung bietet die Vorteile aus zwei Welten; native und schnelle Anwendungen auf den Client-Rechnern sowie leichte und zentrale Administration ähnlich einer Webanwendung.

Dokumentation

Bei Projekten dieser Größenordnung ist es natürlich unumgänglich, eine ausgeklügelte Dokumentation zu führen. So umfasst z. B. alleine die Recherche ca. 1,9 Millionen Programmzeilen. Die vollständige MIND2FIND^®-Anwendung inklusive der Dienste besteht aus mehr als 600 Klassen. Die Entwickler von Bröker & Laskoswski GmbH haben sich hierbei für das Tool Doc-O-Matic entschieden.

Delphi bzw. Object Pascal ist eine hervorragende, leider sehr unterschätzte Sprache und Entwicklungsumgebung. Mittels eigener Komponenten, die als Ableitung von bestehenden Komponenten entstanden sind, können wir weitreichende Änderungen an der UI an zentraler Stelle umsetzen, ohne die einzelnen Dialoge anpassen zu müssen. Wir können uns mit Delphi auf das konzentrieren, was wir erreichen möchten und halten uns nicht an dem „wie“ auf.

Oliver Bröker, Geschäftsführer, Bröker & Laskowski GmbH

Fazit

Mit den sehr flexibel definierbaren Strukturen und Abläufen, hat sich das Unternehmen Bröker & Laskowski GmbH mit dem Produkt MIND2FIND^® einen festen Namen in vielen mittelständischen Unternehmen, insbesondere im produzierenden Gewerbe, geschaffen. Die Kernkompetenz ist hierbei die sehr intelligente, automatisierte Belegerkennung und Verarbeitung. Mit der Delphi Entwicklungsumgebung können die Entwickler sehr schnell auf Ideen der Kunden reagieren und neue Versionen unmittelbar an alle Kunden verteilen. Diese schätzen die moderne Archiv- und Dokumentenmanagement Lösung - direkt vom Entwickler mit direkten Ansprechpartnern.

Weitere Informationen zum Unternehmen Bröker & Laskowski GmbH sowie der Anwendung MIND2FIND^® finden Sie unter: https://m2f-dms.de. Für die weitere Expansion sucht das Unternehmen noch qualifizierte Vertriebs- und Softwarepartner in D-A-CH.